Аренда зала для конференций

Организаторы конференций, семинаров и прочих массовых мероприятий должны разместить большое количество людей в большом помещении. Для этих целей чаще всего арендуется подходящий конференц-зал.

Помещение должно не только вмещать планируемое количество людей, но также и быть оснащенным необходимым оборудованием для проведения презентаций, мебелью для сидений и прочими элементами благоустройства.

Оформление аренды таких помещений имеет свою специфику и особенности. Нужно знать, какие документы подаются при этом, а также сколько примерно стоит снять конференц-зал.

Особенности

Большие помещения для проведения в них масштабных мероприятий обычно снимают по простой причине – нет финансовой возможности оборудовать собственное здание или помещение, в котором можно было бы проводить конференции.

Подобного рода мероприятия проводятся время от времени, а то и вовсе 1 раз в год. Поэтому для многих организаций или предприятий иметь собственное такое помещение не рентабельно. Проще и дешевле арендовать.

Сразу стоит отметить те виды аренды конференц-залов, какие обычно существуют в практике:

По длительности съема помещения	почасовая аренда или рассчитанная по дням
По регулярности съема	одноразовая аренда, каждые выходные (либо каждый другой день недели), стабильно один раз в месяц, на летние месяцы (недели) и другие варианты
По срокам заключения сделки аренды зала	краткосрочная аренда, долгосрочная, либо бессрочная
По благоустроенности и оснащению	аренда зала может быть с оборудованием, проживанием, примыкающим банкетным залом и так далее

Особенности аренды конференц-залов состоят в следующих:

1. Территориальное расположение объект соглашения обязательно должно учитываться сразу.
2. Придомовая территория здания, в котором находится конференц-зал должна быть оснащена хорошей площадкой для парковки автомобилей, в вечернее время территория должна освещаться.
3. В стоимость аренды желательно должно входить все необходимое оборудование, которое используется для проведения презентаций (флипчартовые доски, проектор, экран, колонки, микрофоны и прочее).
4. Налог с дохода 13% платит тот, кто получает арендную плату – собственник помещения.
5. Если требуется какая-то реконструкция зала, то ее провести можно будет исключительно только после полученного письменного разрешения владельца помещения.
6. В состав арендной платы будет включаться стоимость пользования коммунальными услугами за время съема помещения.
7. Когда зал пользуется большой популярностью у съемщиков, то лучше сразу уточнить расписание занятости его площадей. Именно расписание поможет подобрать нужную дату для проведения своего мероприятия.
8. Наличие удобного подключения к интернету – большой плюс для зала.

Будущий арендодатель перед выбором конкретного зала, определяется со следующими параметрами и запросами:

• сколько людей будет присутствовать на мероприятии из расчета 4 кв. м. площади помещения на 1-го человека;
• при осмотре помещения проверяется его площадь – не менее 3-х метров по ширине и до 10 м. по длине. Высота залов также не должна быть меньше 2,5-3 метров;
• техническое оснащение специальным оборудованием для проведения презентаций, демонстраций, коммуникации с людьми и другое;
• в случае присутствия на мероприятии иностранцев организовывается синхронный перевод;
• если планируется изобилие громкой музыки, то зал должен иметь хорошую звукоизоляцию;
• комфорт для людей в зале – наличие кресел-стульев, кондиционеров, удобной трибуны, достаточного освещения, средств гигиены в туалетах, зеркал и другое;
• в случае, если будет много приезжих гостей из других городов, регионов, стран, зал лучше брать в аренду тот, который располагается поблизости у метро, гостиниц, отелей.

Наиболее всего в современных условиях большим спросом пользуются конференц-залы, вмещающие от 50 человек. Для небольшой аудитории предлагаются залы для 10, 20, 30 человек. Есть также и огромные помещения, предназначенные для масштабных мероприятий.

Например, в Москве существуют такие залы:

• на 300 мест;
• на 600 мест;
• на 1000 мест.

Одним словом, основным требованием к залу является его вместительность и оснащенность разными приборами и мебелью, чтобы можно было полноценно и комфортно провести семинар, круглый стол, конференцию.

Кроме того, многие потенциальные арендаторы интересуются, есть ли возможность в зале при необходимости убирать посадочные места, либо добавлять дополнительные.

К арендуемому помещению должна идти удобная транспортная развязка – каждый участник не должен испытывать трудности с нахождением помещения, а также приездом как на личном, так и общественном транспорте.

Как оформить

Чаще всего заказ аренды осуществляется через оставленную собственнику (или посреднику) заявку о том, что нужен зал на определенное количество человек, на какое-то время.

Такие заявки можно оставлять как по телефону, так и при встрече с владельцем недвижимости, либо его менеджером, уполномоченным выполнять оформление аренды. Сделать это можно прямо на сайте, где было размещено объявление о сдаче в аренду зала.

В целом, оформительская процедура состоит из следующих этапов:

1. Найти и выбрать подходящий конференц-зал через рекламные объявления в газетах, журналах, СМИ или интернете.
2. Обратиться к владельцу здания, чтобы осмотреть помещение и достичь предварительных (устных) договоренностей.
3. В случае удовлетворительного исхода первой встречи, назначается визит к нотариусу с тем, чтобы заключить сделку.
4. У нотариуса составляется договор аренды конференц-зала, который будет служить основной базой для правомочного использования арендатором помещения.
5. В случае, если договор будет заключен на период больше 1 года, что маловероятно, его следует зарегистрировать в Росреестре недвижимости.

В том случае, когда помещение зала находится в здании, принадлежащему государству, порядок совершения сделки будет несколько иным:

• сначала следует обратиться в городскую администрацию и подать там заявление на участие в торгах;
• выиграть аукцион и получить на руки протокол, свидетельствующий о проведенных торгах;
• потом с этим протоколом вновь обратиться в администрацию города или поселка и подать другое заявление, в котором излагается просьба сдать в арендное пользование конференционный зал;
• после принятия заявления и пакета документов городская власть дает свое согласие и заключает договор с заявителем.

В отношении недвижимости, принадлежащей государственным структурам (муниципалитету, федеральным, региональным, городским властям), действует порядок сдачи в аренду объекта через проведения торгов, аукционов.

Такие мероприятия не проводятся лишь тогда, когда на запрашиваемый объект есть только один заявитель. Это значит, что в течение 30 дней с момента подачи им заявки на аренду зала, больше не появлялся ни один кандидат в арендаторы.

В случае оформления аренды зала у города (поселка) договор точно также необходимо зарегистрировать в Регпалате, если срок его действия сторонами установлен 1 год и дольше.

Обратите внимание! Чаще всего конференц-залы не арендуют сроком на 1 год и более. Такая аренда обойдется в крупную сумму.

Но бывают случаи, когда какая-то организация активно осуществляет свою деятельность, связанную с проведением регулярных мероприятий с большим количеством людей. Тогда уместно арендовать надолго помещение. Это могут быть религиозные организации, различные предпринимательские структуры и другие.

Необходимые документы

Пакет документов от Арендодателя должен содержать следующие бумаги:

• свидетельство о регистрации юридического лица (берется в ЕГРЮЛ);

• если собственник индивидуальный предприниматель – свидетельство о регистрации ИП (берут в ЕГРИП);

• документы на собственность – договор купли-продажи или дарения, например;
• документ, подтверждающий регистрацию собственнических прав – выписка из ЕГРН;

• технические бумаги – техпаспорт на недвижимость, выписка из кадастрового паспорта, план здания и другое;

• справки из БТИ, ТСЖ и других организаций, могущие подтвердить параметры помещения, а также отсутствие по нему коммунальных долгов.

Когда сделка удачно завершится, то каждая из сторон получает на руки следующий пакет документов:

• возвращаются все оригиналы, на основании которых составлялся договор;
• договор аренды конференционного зала;
• акт приема-передачи, в котором освещаются списком все имущество, находящееся в конференц-зале, которым разрешено пользоваться арендатору;
• график, по которому будут осуществляться регулярные платежи арендатором за пользование собственностью арендодателя;
• правила эксплуатации зала;
• платежка, квитанция на оплату аренды – 2 шт. (выдается при необходимости).

Все бумаги на помещение и здание, в котором оно находится, должны быть в абсолютном порядке. Поэтому еще перед походом к нотариусу лучше всего сначала проверить всю техническую документацию по конференц-залу, самому зданию и прилегающей к нему территории.

Не должно быть никаких задолженностей по коммунальным и иным выплатам, неоплаченных штрафов, ареста, либо иного вида отчуждения недвижимости (банковский залог, к примеру). Можно даже самостоятельно проверить объект, запросив справочную информацию по адресу здания на сайте Росреестра.

Как заключить договор и его образец

Арендный договор при снятии конференц-зала является основным документом, имеющим юридическую силу после его подписания сторонами (или регистрации в Регпалате при сроках его действия 1 год и более). На основании этого документа арендатор вправе использовать имущество арендатора в рамках оговоренных условий.

Договор состоит из следующих ключевых пунктов:

1. Первые строчки по центру – название документа, его номер.
2. Ниже прописывается место, где заключался договор и дата его составления.
3. Первый абзац (или 2 первых абзаца) посвящены представительству обеих участников сделки. Определяют, кто является Арендодателем, а кто – Арендатором.
4. В первом пункте описывается предмет договора – предоставление во временную эксплуатацию зала для проведения в нем мероприятий (каких конкретно, указать), а также подробнейшее описание объекта, его параметров, на какой срок сдается, какая сумма арендной платы.
5. Второй пункт – обязанности, права участников.
6. Третий пункт – в каком режиме планируется работа конференц-зала.
7. Четвертый – все описывается про порядок расчета.
8. Пятый – в чем состоит ответственность нарушителя, если какие-то условия договора будут не соблюдены (со ссылками на российское законодательство).
9. Шестой – сроки действия контракта и условия его расторжения.
10. Седьмой пункт может быть любым, дополняющим договоренности. Например, «Прочие условия», в которых указываются оформительские детали – сколько экземпляров договора издается первоначально, какие справки могут к нему прилагаться, что делать при изменениях условий и так далее.
11. Реквизиты сторон, адреса и печати.

Ссылка на образец договора находится здесь.

Стоимость аренды конференц зала

В стоимость аренды входит следующее:

• цена за 1 кв. м. площади помещения;
• стоимость за 1 час съёма;
• коммунальные расходы;
• аренда оборудования;
• аренда мебели;
• дополнительный сервис обслуживания.

Цены существуют на рынке услуг по аренде для такой недвижимости разные. Для примера можно рассмотреть несколько вариантов столичных расценок.

Как правило, в столице услуги стоят гораздо дороже, а в других регионах они могут быть значительно дешевле.

Название зала или его адрес	Условия аренды	Стоимость, руб/день.
Москва, пер. Заневский, 37	На 8 часов	42 000
	На 4 часа с арендой оборудования	25 000
	На 8 часов с арендой оборудования, кофе-брейками и фуршетами	51 850
Санкт-Петербург, ул. Казанская, 7 – «Пространство Art Me»	На 150 чел. Аренда в течение 6 часов с оборудованием и фуршетом.	45 000
Москва, ул.Каланчевская, 21,40 – «Хилтон Москоу Леннградская»	На 220 чел. – в течение 12 ч. с оборудованием и обедами.	88 000

Цены по аренде конференц-зала в течение действия соглашения могут меняться, поэтому сразу лучше расписать в содержании договора условия того, на какую величину и как часто может подниматься цена аренды.

Специалисты юридической практики, регулярно исследующие рынок недвижимости, утверждают, что по состоянию на 2018 год, аренду повышать арендодатели могут на 10%, не выше.

Процент допустимого значения повышения тарифов в течение срока действия договора следует указывать в содержании документа – в разделе обязанностей и прав сторон.

Почасовая

Почасовую аренду зала крайне важно подбирать в соответствии с тем количеством мест, которые необходимы для проведения конференции, либо корпоративного заседания. Количество часов, сколько будет использоваться помещение – это еще один параметр, из которого складывается общая арендная стоимость.

Сейчас используют схему расчета именно почасовой аренды конференц-залов. Даже если вы оформите договор на несколько дней аренды, все равно считать будут по часам использования зала.

Оформлять могут минимум на 2 часа, в среднем – на 8 часов, что составляет полный рабочий день, а также максимум – на 24 часа.

Аренда конференц-зала нужна тем предприятиям или организациям, которым необходимо провести какое-то свое мероприятие, где участниками будет большое количество людей.

Такие залы сегодня обычно оборудованы специальной техникой, позволяющей комфортно и эффективно провести ту или иную церемонию, презентацию, демонстрацию проекта и другое. Целевое назначение эксплуатации такого объекта обязательно указывать в условиях договора.

Видео: Гражданское право. Договор аренды.